
理化工業株式会社様の受注業務効率化事例|AI導入で月80時間の工数削減!
目次
理化工業株式会社様の受注業務効率化事例|AI導入で月80時間の工数削減!
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です!
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の理化工業株式会社様(製造業・従業員約150名)では、どんな課題があったのでしょうか? [13]
こちらの企業様では、取引先から毎日大量に届くFAXやメールの注文書を手作業で基幹システムへ入力していました。 [1] アナログな作業のため、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい状況でした。 [1] 特に繁忙期には注文が殺到し、処理に時間がかかり深夜まで作業が及ぶこともあったそうです。 [23] さらに、担当者によって入力の仕方にばらつきがあり、データの不整合が起きることも問題でした。 [10] こうした確認や修正作業に多くの時間がとられてしまい、本来集中すべき生産管理などのコア業務を圧迫していたのです。
💥 課題の影響:ある調査では、手作業によるデータ入力業務で月に50%以上の処理時間ロスが発生しているとの報告があります。
📚 参考資料:この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで!feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします!
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです!
- • AI-OCR (DX Suiteなど):AI技術で手書きやFAXの注文書を高精度に読み取り、データ化します。 [7, 8]
- • n8nワークフロー:各ツール間のデータ連携を自動化し、一連の業務フローを構築する要です。 [27]
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets):メールの受信トリガーや、データの一時保管場所として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです! [28]
n8nは、プログラミングの知識が少なくても、視覚的な操作で業務の流れを自動化できるツールです。 [30] 今回のケースでは、以下のようなワークフローを構築します。まず、注文書が添付されたメールをGmailで受信したら、それをきっかけに処理が自動で始まります。次に、添付されたFAX画像やPDFファイルをAI-OCRツールに送り、文字情報をデータに変換させます。そして、変換されたデータから品番や数量、納期といった必要な情報だけを抜き出します。抜き出した情報をGoogle Sheetsなどの在庫管理表と照合し、在庫の確認をおこないます。最後に、在庫状況に応じて、担当者へSlackで通知を送ったり、受注確定メールを自動で返信するなど、次のアクションへとつなげていくのです。 [27, 29]
3 実装手順
まず現在の受注から入力までの業務プロセスを可視化し、どこに時間がかかっているのかを特定します。
扱う帳票の種類や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選び、読み取り箇所の設定を行います。
一部の取引先からの注文書で試験的に自動化を開始し、読み取り精度や連携のスムーズさを確認・調整します。
「処理時間」や「エラー発生率」などの指標(KPI)を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用しながら得られたデータをもとにワークフローを改善し、対象となる業務範囲を広げていきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 [7] |
| コスト削減 | 年間約180万円 |
| 生産性向上 | 約43%改善 [6] |
| エラー率削減 | 約90%減少 [15] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月~4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円~100万円 |
| 月額運用費 | 5万円~20万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか?
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ:まずは、自社の受発注業務の流れを書き出してみることをお勧めします。どの作業にどれくらいの時間がかかっているのかを把握することが、自動化への第一歩です。そして、小規模でも良いので無料のAI-OCRツールを試してみることで、その効果を実感できるはずです。私たちfeerは、そんな最初の一歩から、お客様と一緒に走り続けます。
参考資料・関連リンク
- 理化工業株式会社 - 企業の公式サイト
- 富士フイルムビジネスイノベーションのAI OCR - 参考サイト名
- 株式会社サンキ様の基幹システム導入事例 - 業界ニュース
- n8n公式サイト - 公式ドキュメント
- 【比較】AI-OCRおすすめ12選 - 技術ブログ
- 受発注の自動化(デジタル化)とは?AI導入がもたらすビジネスの変革 - 参考サイト名
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参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757221231677.png"
- https://www.hammock.jp/znet/ocr/case/column/ocr06.html"
- https://www.rkc-jp.com/"
- https://www.fujifilm.com/fb/solution/multivendor/ai-ocr"
- https://www.usknet.com/services/erp/aladdin-office/case/sanki/"
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