株式会社フジワラテクノアート様の業務効率化事例｜AI導入で受注処理80％の時間短縮を実現
目次
株式会社フジワラテクノアート様の業務効率化事例｜AI導入で受注処理80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラテクノアート様（醸造機械製造業・従業員約170名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書がFAXやメールで毎日大量に届いていました。 担当者はその内容を一つひとつ確認し、手作業で基幹システムへ入力する必要があったのです。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや確認漏れといった人為的エラーが発生しやすい状況でした。特に繁忙期には、受注処理の遅延が後工程の生産計画にも影響を及ぼすことがあり、大きな経営課題となっていました。 また、熟練の担当者に業務が集中しやすく、業務の属人化が進んでしまう点も問題視されていました。このような手作業中心の業務フローが、従業員の長時間労働を招き、より付加価値の高い業務へ時間を割くことを難しくしていたのです。
💥 課題の影響：データ入力作業に毎月約100時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りコストが年間数十万円発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, SmartRead)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ処理から通知までの一連の流れを自動化する要です。
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メール受信を起点とし、抽出データの一次保管や確認に活用します。
- • Slack：処理結果を担当者にリアルタイムで通知し、確認作業をスムーズにします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、様々なサービスを連携させて業務の流れを自動化できるツールです。 今回は、メールで受信した注文書PDFをAI-OCRで読み取り、その結果を基幹システムへ登録するまでの流れを自動化します。具体的には、Gmailで特定の条件（件名や添付ファイル名など）のメールを受信したら、添付ファイルをAI-OCRサービスへ自動で送信します。AI-OCRがテキストデータ化した注文内容（会社名、品番、数量など）をn8nが受け取り、Google Sheetsに一旦記録します。その後、担当者が内容を確認しやすいようにSlackへ通知を送り、最終的に基幹システムへデータを登録するという一連の作業を自動で実行します。
3 実装手順
まず、どの帳票のどの作業に時間がかかっているかを明確にします。 注文書の種類やフォーマット、データ化する項目を整理することが重要です。
整理した帳票の特性に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定します。手書き文字が多いか、特定のフォーマットかなどを考慮して選びましょう。
一部の帳票で試験的に導入し（PoC）、読み取り精度を検証します。 認識しにくい項目があれば、AI-OCRの設定を調整して精度を高めていきます。
n8nでワークフローを構築し、本格運用を開始します。「データ入力時間」や「エラー発生率」などのKPIを設定し、導入効果を測定します。
運用しながら得られたデータをもとに、ワークフローをさらに改善します。受発注業務で効果が出たら、請求書処理など他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月100時間 → 20時間） |
| コスト削減 | 年間100万円以上（人件費・手戻りコスト） |
| 生産性向上 | 25%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（AI-OCR利用料など） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは皆様の会社で、毎日繰り返されている単純な入力作業や確認作業を洗い出してみませんか。特に紙やPDFの情報を手入力している業務は、AI-OCRとn8nによる自動化で大きく改善できる可能性があります。feerは、そのような課題の発見からツールの選定、そして現場に寄り添った導入まで、お客様と共に走るパートナーとして全力でサポートいたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラテクノアート - 企業の公式サイト
- 株式会社フジワラテクノアート様 導入事例｜テクノア - 導入事例の詳細
- n8n - 公式サイト
- DX Suite (AI-OCR) - 公式サイト
- SmartRead (AI-OCR) - 公式サイト
- 製造業のAI活用事例10選｜Salesforce - 業界ニュース
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