請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（IT業界・従業員218名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [7]
こちらの企業様では、事業の拡大に伴って毎月処理する請求書の数が数百枚にのぼり、経理部門の大きな負担となっていました。 [7, 8] 担当者が紙やPDFで受け取った請求書の内容を一件ずつ目で確認し、会計システムへ手作業でデータを入力するというプロセスは非常に時間がかかります。 [12] このような手作業中心の業務では、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーがどうしても発生しやすくなります。 [14] 特に月末月初の繁忙期には業務が集中し、担当者の残業が常態化することで、より付加価値の高い分析業務などに時間を割けないという課題を抱えていました。 [14, 23]
💥 課題の影響：手作業による請求書処理に、経理担当者の業務時間の最大80%が費やされるケースも報告されています。 [7]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: Google Cloud Vision, DX Suite)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。 [1, 4]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化するための要となるツールです。 [28, 29]
- • 会計ソフト (例: freee会計, マネーフォワード クラウド)：API連携により、データ化された請求書情報を自動で仕訳・登録します。 [8]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 [9] 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー設定: GmailやOutlookに特定のキーワード（例：「請求書」）を含むメールが届いたら、ワークフローが自動で開始します。 [27]
- PDF抽出: 届いたメールから添付されている請求書PDFファイルを自動で取り出します。 [27]
- AI-OCRでデータ化: 抽出したPDFをAI-OCRサービスに送り、請求日、金額、取引先名などの重要項目をテキストデータに変換します。 [12]
- データ整形 (AI活用): 必要に応じてChatGPTなどの生成AIを連携させ、抽出したデータが正しい形式になっているか確認・整形します。 [9]
- 会計ソフトへ登録: 整形されたデータを会計ソフトのAPIに送り、仕訳データを自動で作成・登録します。 [11]
- 担当者へ通知: 処理が完了したら、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで担当者に完了通知を送ります。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、各工程にかかる時間や発生しているミスを洗い出してボトルネックを特定します。 [23]
自社の請求書の形式や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選びます。会計ソフトとのAPI連携が可能かどうかも重要な選定ポイントです。 [11]
まずは一部の部署や特定の取引先の請求書のみを対象に試験導入します。読み取り精度や自動仕訳のルールを調整し、精度を高めていきます。
全社的に展開し、導入前後で作業時間やエラー発生率がどれだけ削減されたかをKPIとして測定します。 [20]
AIは利用データを学習して賢くなります。 [20] 定期的に運用を見直し、エラーが発生した場合はその原因を分析して改善を繰り返すことが重要です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 [10] |
| コスト削減 | 年間約120万円（人件費・郵送費換算） [26] |
| 生産性向上 | 30%以上改善 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 [16] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0万円～30万円 |
| 月額運用費 | 2万円～10万円（ツール利用料による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：請求書処理のような定型業務の自動化は、費用対効果が非常に高く、DXの第一歩として最適です。まずは現在お使いの会計ソフトや、毎月処理している請求書の枚数などを整理してみましょう。その上で、どこから自動化できそうか、どんなツールが合うかを検討することが成功への近道です。私たちfeerは、その第一歩からお客様と並走し、最適な自動化プランをご提案します。ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ROBOT PAYMENT - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n.io - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- DX Suite (AI inside) - AI-OCR市場で高いシェアを誇るサービスの公式サイトです。 [1]
- BtoBプラットフォーム 請求書 - 電子請求書サービスに関する情報サイトです。
- もう手作業は限界！ 請求書業務を劇的に効率化する3つのステップとシステム活用法 - ITmedia - 請求書業務の効率化に関する詳細な解説記事です。 [23]
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nを活用した具体的な請求書処理の自動化ワークフローの解説記事です。 [9]
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