請求書処理の効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
目次
請求書処理の効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中堅企業様でよく見られる請求書処理業務の属人化と長時間労働について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の日本化学産業株式会社様（化学製品製造業・従業員約400名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような製造業の現場では、毎月多くの取引先から紙やPDFといった多様な形式で請求書が届きます。経理部門では、これらの請求書の内容を目で確認し、会計システムへ一件ずつ手で入力する作業が大きな負担となっていました。特に月末月初の繁忙期には作業が集中し、残業が常態化。担当者による入力ミスや確認漏れが発生することもあり、業務の属人化も進んでいました。このような状況は、テレワークへの移行を困難にし、働き方改革を進める上での大きな障壁となっていたのです。
💥 課題の影響：ある企業では、同様の課題によって月間約80時間以上が請求書処理に費やされ、入力ミスによる手戻りも月に数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: Google Cloud Vision, SmartRead)：紙やPDFの請求書から、請求元、日付、金額などの文字情報を高精度で読み取り、データ化します。
- • n8nワークフロー：AI-OCRや会計ソフトなど、異なるツール同士を連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • クラウド会計ソフト (例: freee会計, マネーフォワード クラウド)：データ化された請求書情報をAPI連携で自動的に取り込み、仕訳作業を効率化します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の自動化フローを構築できます。 今回の請求書処理では、以下のような流れを自動化します。
- メール受信をトリガーに起動: 請求書PDFが添付されたメールが特定のフォルダに届くと、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCRでデータ抽出: 添付されたPDFファイルをAI-OCRサービスに送り、請求書情報をテキストデータとして抽出します。
- 会計ソフトへ自動登録: 抽出したデータを整形し、クラウド会計ソフトのAPIを利用して、新しい取引データとして自動で登録します。
- 担当者へ通知: 処理が完了したら、Slackなどのチャットツールに「請求書[番号]の処理が完了しました」と通知し、確認を促します。
- エラー処理: もしAI-OCRがうまく読み取れなかった場合は、担当者にエラーを通知し、手動での確認を依頼する仕組みも作れます。
3 実装手順
まず、現在処理している請求書の種類、月間の枚数、処理にかかる時間、担当者などを洗い出し、業務フローを可視化します。
洗い出した要件に基づき、最適なAI-OCRツールや会計ソフトを選定します。無料トライアルなどを活用し、実際の請求書で読み取り精度をテストすることが重要です。
特定の取引先や部門に限定して自動化フローを試験的に導入します。ここで出た課題を元に、AI-OCRの読み取り設定やn8nのワークフローを調整し、精度を高めていきます。
全部門へ展開し、本格的な運用を開始します。「処理時間の削減率」や「エラー率の低下」などのKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用しながら、さらに改善できる点を探します。例えば、請求書の承認プロセスもワークフローに組み込むなど、自動化の範囲を拡大していくことで、さらなる効率化が期待できます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間150万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | 経理担当者が分析や企画など高付加価値業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力ミスの撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（設定支援、コンサルティング費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、自社の請求書処理にどれくらいの時間がかかっているか、簡単な計測から始めてみませんか。ボトルネックが見えてきたら、AI-OCRツールの無料トライアルで、その精度を体感してみるのがおすすめです。私たちfeerは、お客様の状況に合わせた最適なツールの選定から、導入、そして運用まで、しっかりと隣で伴走します。小さな一歩から、一緒に大きな変化を生み出しましょう。
参考資料・関連リンク
- 【スマートOCR】導入事例 - AI-OCRの具体的な導入事例が多数掲載されています。
- 【BtoBプラットフォーム 請求書】導入事例 - 株式会社インフォマートが提供する請求書サービスの導入企業事例です。
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 【BizRobo!】導入事例 - RPAツール導入による業務効率化の事例を確認できます。
- 【AI経営総合研究所】製造業向けAIで事務作業を自動化する方法！ - 製造業の事務作業におけるAI活用について詳しく解説されています。
- 【freee会計】導入事例 - クラウド会計ソフトfreeeの導入事例集です。
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