製造業の受発注業務効率化｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
製造業の受発注業務効率化｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAX・メールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際のキング醸造株式会社様（調味料製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [17]
こちらの企業様では、全国の取引先からFAXやメール、電話といった様々な形式で注文を受けていました。そのため、注文情報を基幹システムへ手作業で入力する必要があり、多くの時間と労力がかかっていたのです。特に、手書きのFAX注文書は読み間違いが発生しやすく、品番や数量の誤入力がたびたび問題になっていました。担当者によって入力スピードや精度にばらつきがあり、業務が特定の人に依存してしまう「属人化」も課題でした。このような状況では、担当者不在時に業務が滞ってしまい、顧客への迅速な対応が難しくなることもありました。
💥 課題の影響：手作業による入力業務に毎月約80時間も費やされ、コア業務である生産計画や品質管理の時間を圧迫していました。 [17]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：紙やPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 [17]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。 [1, 17]
- • Google Workspace：Gmailで受信した注文メールの処理や、スプレッドシートでのデータ管理に活用します。 [17]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、様々なアプリケーションやサービスを視覚的なインターフェースでつなぎ合わせ、業務プロセスを自動化できるツールです。 [1, 2] 今回の事例では、次のようなワークフローを構築します。
- トリガー：Gmailに特定の取引先から注文書メールが届くと、ワークフローが自動で開始します。
- データ化：添付されたFAX画像やPDFファイルをAI-OCRツールに送信し、注文内容をテキストデータに変換します。
- データ整形：AI-OCRから受け取ったデータをn8nが処理し、基幹システムに入力できる形式に整えます。
- システム入力：整形したデータを基幹システムのAPIに送信し、受注情報を自動で登録します。
- 通知と記録：処理が完了したらSlackで担当者に通知し、Googleスプレッドシートに処理記録を残します。
3 実装手順
まず現状の業務フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを分析します。 [4] 1ヶ月分の注文書の種類や枚数、処理時間を計測することが重要です。
分析結果を基に、自社の注文書フォーマットに合ったAI-OCRツールを選定します。n8nとAI-OCR、基幹システムとの連携設定をおこない、小規模なテスト環境を構築します。
特定の取引先や部門に限定して試験導入を開始します。実際のデータで読み取り精度や自動化フローの動作を確認し、問題点を洗い出して改善を繰り返します。
全部門へ展開し、本格運用を開始します。導入前後で作業時間やエラー率、コストがどれだけ削減されたかを具体的な数値（KPI）で測定し、効果を評価します。 [4]
運用後も定期的に効果測定をおこない、さらなる改善点を探します。受発注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務への自動化展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月80時間→月16時間） |
| コスト削減 | 年間約192万円（時給2,500円換算） |
| 生産性向上 | 34%向上（総務省調査より） [6] |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力比） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 3ヶ月～6ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～200万円 |
| 月額運用費 | 5万円～20万円（ツール利用料、保守費） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは自社の受発注業務に、月に何時間費やしているか計測してみましょう。その時間とコストを把握することが、改善への第一歩です。どこから手をつけて良いかわからない、自社に合うツールが知りたい、そんな時はぜひ私たちfeerにご相談ください。現状の課題分析から最適なツールの選定、導入、そして運用まで、私たちがお客様と伴走しながら全力でサポートいたします。
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - オープンソースのワークフロー自動化ツールです。
- DX Suite (AI inside Inc.) - 高精度なAI-OCRサービスの公式サイトです。
- キング醸造株式会社 - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- 株式会社アイ・ティ・アール - IT分野の調査・コンサルティング企業のサイトです。 [26]
- 【製造業向け】RPAツール導入の成功事例8選！ - 業界の自動化事例に関するニュースサイトです。
- AI-OCRを活用した業務改善事例(受注業務) - 別の受注業務改善事例を紹介する技術ブログです。 [24]
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
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