株式会社フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
目次
株式会社フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAX・メールによる受発注業務の非効率性について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラ様（金属製品製造業・従業員約80名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎日たくさんの取引先からFAXやメールで注文書が届いていました。しかし、その形式は取引先ごとにばらばらで、すべて担当者の方が目で確認して、手作業で社内の基幹システムへ入力をおこなっていました。そのため、一件の注文を処理するのに平均で10分から15分もかかってしまい、入力ミスがないかのダブルチェックも大きな負担になっていたのです。特に月末の繁忙期には、この作業のために担当者の方が長時間残業することも少なくありませんでした。担当者の方の経験に頼る部分が大きく、もしその方がお休みすると業務が滞ってしまうという問題も抱えておられました。
💥 課題の影響：受発注業務だけで月間約80時間の残業が発生し、人的な入力ミスが月に約5%も起きていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
中小企業庁の調査でも、多くの中小企業がDXの必要性を感じつつも「IT人材の不足」を課題として挙げています。 [6]
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suite)：紙やPDFの注文書をAIが読み取り、自動でテキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：さまざまなツールをつなぎ合わせ、一連の作業を自動化する中心的な役割を担います。
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メールで受け取った注文書の管理や、データ化された情報の一次保管場所として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識があまりなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化の流れを作ることができます。まず、メールで注文書を受け取るところからスタートします。n8nがGmailを常に監視していて、新しい注文メールが届くと自動で処理を開始します。次に、添付されているPDFファイルをAI-OCRツールの「DX Suite」へ送ります。AI-OCRが画像から文字を読み取って、会社名や品番、数量といった必要な情報をテキストデータに変換してくれるのです。最後にn8nがそのデータを受け取って、決められた形式に整えたあと、Google Sheetsの一覧表へ自動で書き込みをおこないます。これら一連の流れがすべて自動で実行されます。
3 実装手順
まず現在の業務の流れをすべて書き出して、どこに時間がかかっているのかを明らかにします。
課題解決に最適なAI-OCRやn8nなどのツールを選び、アカウント作成や基本的な設定をおこないます。
一部の取引先からの注文書だけで自動化を試してみて、うまく動くかを確認し、改善を重ねます。
問題がなくなったら本格的に運用を開始し、どれだけ時間が短縮できたかなどの効果を数字で測ります。
運用しながらさらに改善点を見つけ、他の業務にも自動化を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 88%削減（月80時間 → 月10時間へ） |
| コスト削減 | 年間約230万円（残業代換算） |
| 生産性向上 | 入力作業から解放され、より重要な業務へ集中可能 |
| エラー率削減 | 95%減少（手入力によるミスをほぼ撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 3ヶ月～6ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～150万円（コンサルティング・設定費用含む） |
| 月額運用費 | 5万円～20万円（ツール利用料・保守費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずはみなさんの会社で「時間がかかっている」「ミスが多い」「特定の担当者にしかできない」という業務をリストアップしてみることから始めてみませんか。すべてを一度に変える必要はありません。一番効果が出そうなところから小さく試してみることが成功への近道です。feerは、そんなみなさまの第一歩からゴールまで、しっかりと隣で伴走させていただきます。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラ 公式サイト - 今回事例として紹介させていただいた企業の公式サイトです。
- DX Suite 公式サイト - 高性能なAI-OCRツールの公式サイトになります。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです（英語）。
- 2024年版「中小企業白書」におけるDXの取組状況 - 中小企業のDXに関する公的な統計データです。
- ITトレンド AI-OCRの市場動向 - AI-OCRツールの市場やシェアに関する情報サイトです。
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