ヨシズミプレス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業削減！
目次
ヨシズミプレス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる煩雑な受発注業務について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヨシズミプレス様（製造業・従業員60名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、日々多くの取引先からFAXやメールで注文書を受け取っていました。 その内容は、担当者が一件ずつ手作業で社内の基幹システムへ入力する必要がありました。このプロセスは非常に時間がかかるうえ、品番や数量の誤入力といった人的ミスが頻繁に発生し、後工程での手戻りの原因となっていたのです。 さらに、この業務は特定の担当者に依存しており、その担当者が不在の際には業務が滞ってしまう「属人化」も深刻な問題でした。 お客様からの納期に関する問い合わせに対しても、システムで受注状況を確認するまでに時間がかかり、迅速な回答が難しい状況だったのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力だけで月間約80時間も費やされ、入力ミスによる手戻りが月に5〜10件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR「DX Suite」：AIが様々な形式の注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • Google Workspace：Gmailで注文書を受け取り、Googleスプレッドシートで受注データを管理します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 今回は以下の流れで受発注業務を自動化します。
- トリガー：Gmailに特定の取引先から注文書のメールが届くと、ワークフローが自動で開始します。
- データ読み取り：添付されたPDFや画像ファイルをAI-OCR「DX Suite」に送信し、文字情報をデータ化します。
- データ整形・登録：AI-OCRから受け取ったデータをn8nが処理し、Googleスプレッドシートの受注管理表に自動で追記します。
- 社内通知：受注データが登録されると同時に、Slackなどのチャットツールに「新規受注：〇〇様」といった通知を自動で送信します。
- メール下書き作成（応用）：ChatGPTなどの生成AIノードを追加し、お客様への受注確認メールの文案を自動で作成し、Gmailの下書きに保存することも可能です。
3 実装手順
まず現在の業務フローを可視化し、どこに時間がかかり、どのようなミスが起きているかを具体的に洗い出します。
AI-OCRやn8n、Google Workspaceのアカウントを用意し、基本的な連携設定を行います。まずは無料プランやトライアルで試すのがおすすめです。
特定の取引先や部門に限定してスモールスタートし、AI-OCRの読み取り精度やワークフローの動作を検証・改善します。
全社的に展開し、「作業時間」「エラー発生率」などのKPI（重要業績評価指標）を設定して、導入効果を定期的に測定します。
運用で得られたデータをもとに、さらに改善点を見つけます。将来的には請求書処理や在庫管理など、他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月間約80時間 → 約16時間に短縮（80%削減） |
| コスト削減 | 年間約230万円の人件費削減に相当 |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 人的ミスを95%以上削減 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（設定支援含む） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、まず自社の業務の中で「時間がかかっている定型作業」や「ミスが起こりやすい単純作業」を見つけることです。 今回の受発注業務のように、毎日繰り返される作業こそ自動化の効果が最も大きく現れます。いきなり大規模な導入を目指すのではなく、まずはAI-OCRの無料トライアルで自社の注文書を読み取ってみるなど、小さな一歩から始めてみませんか。私たちfeerは、その第一歩からお客様と共に走り、最適な解決策を一緒に考えさせていただきます。
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - オープンソースのワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCR「DX Suite」公式サイト - 今回ご紹介したAI-OCRツールの公式サイトです。
- 株式会社ヨシズミプレス公式サイト - 今回事例として紹介させていただいた企業の公式サイトです。
- 中小企業庁：中小企業・小規模事業者の現状と課題 - 中小企業の抱える課題に関する公式資料です。
- 製造業の業務効率化事例 - 製造業における具体的な業務効率化の事例が紹介されています。
- IT導入補助金2024 - 中小企業がITツールを導入する際に活用できる補助金の公式サイトです。
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