株式会社ラクス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
株式会社ラクス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ラクス様（IT・インターネット業界・従業員659名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [28]
こちらの企業様では、事業の成長に伴い毎月処理する請求書の数が膨大になっていました。 [28] 経理担当者は、紙やPDFなど様々な形式で届く請求書を一件ずつ開封し、内容を目で確認していました。 [14] その後、会計システムへ手作業でデータを入力し、承認フローに回すという一連の作業に多くの時間を費やしていたのです。 [4] 特に月末月初の繁忙期には、この作業が集中し、担当者の大きな負担となっていました。手作業による入力ミスや、請求書の紛失といったヒューマンエラーのリスクも常にあり、業務の属人化も課題でした。 [9]
💥 課題の影響：請求書処理業務に毎月約80時間もの時間がかかり、コア業務への集中を妨げていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, RICOH Cloud OCR for 請求書)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化します。 [1, 4, 15]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ処理のフロー全体を自動化する要のツールです。
- • 会計ソフト (例: マネーフォワード クラウド, freee)：データ化された請求書情報をAPI連携で自動的に取り込み、仕訳を行います。 [15]
- • クラウドストレージ (例: Google Drive)：処理済みの請求書データを保管し、一元管理を実現します。
- • コミュニケーションツール (例: Slack)：承認依頼やエラー通知を自動で担当者に送信します。 [13]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、各ツールを連携させた自動化の仕組みを構築できます。 [24] 具体的には、メールで受信した請求書PDFを自動で読み取り、その内容をGoogleスプレッドシートに登録する、といった一連の流れを自動化します。 [23]
具体的なワークフローの流れ：
- トリガー：Gmailに特定のキーワード（例：「請求書」）を含むメールが届くとワークフローが開始します。 [3]
- データ抽出：添付された請求書PDFをAI-OCRツールに送信し、「請求日」「金額」「取引先名」などの情報を自動で抽出します。 [3, 8]
- データ連携：抽出したデータを会計ソフトの形式に整形し、API経由で会計ソフトに自動で仕訳データとして登録します。
- 通知と承認：Slackの指定チャンネルに「新しい請求書が登録されました。内容を確認してください」というメッセージと確認用リンクを自動投稿します。 [13]
- 保管：処理が完了した請求書PDFは、ファイル名を「取引先名_請求日」などに自動で変更し、Google Driveの「処理済み」フォルダへ保管します。 [3]
3 実装手順
まず、現在の手作業による請求書処理フローを可視化します。どのような形式の請求書が、月に何件、どの部署から来るのかを正確に把握することが重要です。
自社の会計ソフトや利用中のツールとの連携性を考慮し、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nで各ツールのAPIキーを設定し、連携の準備を行います。
特定の部署や取引先からの請求書のみを対象にスモールスタートで試験導入します。 [16] AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて読み取り箇所の調整を行います。
全部門へ展開し、本格運用を開始します。処理時間の削減率やエラーの発生率などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
AIの学習機能を活用し、読み取り精度を継続的に向上させます。 [8] 将来的には、請求書処理だけでなく、他の経理業務（経費精算など）へ自動化の範囲を拡大することを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 [8] |
| コスト削減 | 年間約120万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者が分析などのコア業務に集中可能に [7] |
| エラー率削減 | 95%以上の精度でデータ化し、ヒューマンエラーを大幅削減 [8] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCRやn8nのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：請求書処理の自動化は、経理部門のDX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩です。まずは、自社の請求書処理業務にかかる時間やコストを洗い出すことから始めてみませんか。現状を正確に把握することが、最適な解決策を見つけるための最も重要なステップとなります。feerは、そんな皆様の「はじめの一歩」から、ゴールまでしっかりと伴走いたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ラクス 公式サイト - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。 [28]
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 - AI-OCRによる請求書処理の自動化について詳しく解説しています。 [14]
- AIと自動化による請求書処理の変革 - AIと自動化を活用した請求書処理の解決策について紹介しています。 [12]
- RICOH Cloud OCR for 請求書 - AI-OCRツールのひとつであるリコーの公式サイトです。 [15]
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