シムトップス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月80％の時間短縮を実現
目次
シムトップス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の負担増大について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
現場帳票のペーパーレス化ソリューションで有名な株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような成長企業では、事業拡大に伴い取引先が増加し、毎月処理する請求書の枚数も増え続けていました。 経理担当者は、紙やPDFで届く多様なフォーマットの請求書を一枚一枚手作業で会計システムへ入力していました。この作業は月末の数日間に集中し、担当者の大きな負担となっていたのです。また、手作業による入力ミスや確認漏れは、修正作業に更なる時間を要し、月次決算の遅延リスクにも繋がっていました。 中小企業のバックオフィス業務では、こうしたデータ入力作業が大きな課題となっています。
💥 課題の影響：ある調査では、AI導入前の請求書処理に月間200時間かかっていた企業が45時間まで短縮した事例もあり、手作業による非効率な時間が経営に与える影響は甚大です。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • OpenAI (GPT-4o)：AI-OCRとして請求書PDFからテキスト情報を高精度に抽出、項目を自動で整理します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、請求書処理プロセス全体を自動化する要のツールです。
- • Google Drive & Google Sheets：請求書の保管場所、そしてAIが抽出したデータの出力先として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化のフローを構築できます。 具体的には、GmailやGoogle Driveに請求書PDFが届いたのをきっかけに、AIが内容を読み取り、Google Sheetsに自動で記録し、最後にSlackで担当者に通知する、という一連の流れを全自動で実行します。
3 実装手順
まずどの請求書処理にどれだけ時間がかかっているか現状を把握し、自動化の対象とする帳票を整理します。
n8n、OpenAI、Googleアカウントを準備し、API連携の設定を行います。
少数の請求書でテスト運用を開始し、AIの読み取り精度を確認しながらプロンプト（指示文）を調整して最適化します。
全部門での運用を開始し、「作業時間」「エラー発生率」などのKPI（重要業績評価指標）を定めて効果を測定します。
定期的に運用フローを見直し、請求書処理だけでなく、他のバックオフィス業務へ自動化の範囲を広げていきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間100万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務へ集中 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～（自社で設定する場合） |
| 月額運用費 | 数千円～（各ツールのAPI利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIと自動化による請求書処理は、もはや大企業だけのものではありません。今回ご紹介したn8nのようなツールを使えば、中小企業でも低コストかつ短期間で導入が可能です。まずは毎月の請求書処理業務を棚卸し、どこに時間がかかっているかを可視化することから始めてみませんか。feerは、その第一歩からお客様と共に走り、最適な自動化プランをご提案します。
参考資料・関連リンク
- 株式会社シムトップス 公式サイト - 導入事例企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- OpenAI 公式サイト - GPT-4oなどを開発するOpenAIの公式サイトです。
- 請求管理ロボ 導入事例 - 株式会社ROBOT PAYMENTが提供するサービスの導入事例集です。
- 中小製造業の好事例集 - 東京商工会議所 - 中小企業向けの業務改善事例が豊富に掲載されています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを使った具体的な請求書自動化ワークフローの解説記事です。
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