国分グループ本社様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月60時間の時短を実現
目次
国分グループ本社様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月60時間の時短を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は卸売業界の中小企業様でよく見られる手書き書類による受発注業務の非効率について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の国分グループ本社株式会社様（食品卸売業・従業員3,000名以上）では、どんな課題があったのでしょうか？ [10]
こちらの企業様では、全国の取引先3万社以上からFAXなどで届く、膨大な量の注文書を手作業で処理していました。 [10] 書類のフォーマットは取引先ごとに異なり、手書きの文字も多く含まれていたのです。そのため、熟練の担当者でなければ対応が難しく、入力作業に多くの時間を費やしていました。このような状況は、業務の属人化を招き、特定の担当者に負担が集中する原因となっていました。新しいスタッフがすぐに業務を担当することも難しく、人材育成の面でも課題を抱えていたのです。
💥 課題の影響：熟練の担当者が月に60時間もの時間を入力作業に費やしており、コア業務への圧迫が大きな問題でした。 [15]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（光学的文字認識）：手書きや印刷された注文書の文字をAIが読み取り、テキストデータに変換します。 [1]
- • n8nワークフロー：各ツールやシステム間のデータの流れを自動化する、いわば自動化の司令塔です。 [23]
- • RPA (Robotic Process Automation)：データ化された情報を基幹システムへ入力するなど、定型的なパソコン操作を自動化します。 [19]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、様々なサービスを連携させ、業務の流れを自動化できるツールです。 [25] 今回のケースでは、以下のようなワークフローを構築します。まず、スキャンされた注文書（PDFや画像）が特定のフォルダに保存されると、n8nがそれを検知して自動でAI-OCRツールにデータを渡します。次に、AI-OCRが文字を読み取り、テキストデータに変換します。n8nはそのデータを受け取ると、RPAツールに指示を出し、基幹システムへ自動で入力させます。もし読み取り精度に不安がある項目があれば、担当者にSlackなどで確認を促す通知を送ることも可能です。 [30] この一連の流れを自動化することで、人の手を介さずに受発注処理が完了します。
3 実装手順
まずどの業務にどれくらいの時間がかかっているか、現状の業務フローを可視化します。処理する注文書の種類や枚数、エラーの発生頻度などを具体的に記録することが重要です。
現状の課題に最も適したAI-OCRやRPAツールを選びます。スミダ飲料株式会社様の事例では、月間4000件のFAX発注書をAI-OCRで処理し、大幅なコスト削減を見込んでいます。 [17]
まずは一部の取引先や特定の帳票に限定して試験的に導入します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて帳票のフォーマットを調整するなど、精度を高めるための改善をおこないます。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を広げて本格的に運用を開始します。作業時間の削減率やエラー率の減少といったKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
導入後も定期的にワークフローを見直し、さらなる効率化を目指します。受発注業務で得られたノウハウを、請求書処理や他のバックオフィス業務へ横展開することも検討します。 [13]
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月60時間→ほぼゼロへ [15] |
| コスト削減 | 年間100万円以上 [17] |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務へ集中 |
| エラー率削減 | 80%減少 [22] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～6ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～100万円 |
| 月額運用費 | 5万円～20万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、みなさんの会社で毎日処理している注文書や請求書の枚数を数えることから始めてみませんか。どの作業に一番時間がかかっているかを把握することが、効率化への第一歩になります。手作業での入力や確認作業に多くの時間を費やしているなら、AIと自動化ツールがきっとお役に立てます。私たちfeerは、そんなみなさんと一緒に走り、最適な解決策を見つけるお手伝いをします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 【RPA導入事例】国分グループ本社株式会社様 - RPAテクノロジーズ株式会社
- 【発注書AI-OCR導入事例】スミダ飲料株式会社様 - 株式会社インフォマート
- 【AI-OCR導入事例】株式会社ヤギ様 - AI inside 株式会社
- n8n.io - Workflow Automation - n8n公式サイト
- 卸売業が抱える3つの業務課題とは？解決方法やRPAの活用例を解説 - ユーザックシステム株式会社
- 卸売業のDXを進めるには？受発注業務におけるDXの課題と成功の秘訣 - 株式会社アイル
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