請求書処理の効率化事例｜AI導入で月50時間の作業を80%削減
目次
請求書処理の効率化事例｜AI導入で月50時間の作業を80%削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる煩雑な請求書処理について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（IT業界・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、事業が大きくなるにつれて、取引先から受け取る請求書の数もどんどん増えていきました。 紙で郵送されてくるもの、PDFでメールに添付されるものなど、形式はバラバラです。経理担当者はそれら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手で入力するという作業に追われていました。特に月末月初は請求書処理が集中するため、担当者の負担は非常に大きく、他のもっと大切な業務に時間をさけない状況だったのです。手作業のため、どうしても入力ミスが起こる可能性があり、ミスが発覚した際の手戻りや確認作業も大きなストレスになっていました。
💥 課題の影響：毎月の請求書処理業務に50時間以上が費やされ、コア業務の時間を圧迫していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: AI inside, SmartRead)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスをつなぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • 会計ソフト (例: freee会計)：APIという仕組みを使い、データ化された請求書情報を自動で取り込み、仕訳登録まで行います。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で複雑な自動化の流れを組むことができるツールです。 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー：指定したクラウドストレージ（例：Google Drive）に請求書のPDFファイルが保存されたことをきっかけに、自動処理がスタートします。
- AI-OCR処理：n8nがAI-OCRツールにPDFファイルを送り、請求書番号、日付、金額、取引先名などの情報を読み取らせ、テキストデータに変換します。
- データ登録：n8nがテキストデータを受け取り、会計ソフト（例：freee会計）のAPIと連携して、自動で取引データとして登録します。
- 通知と記録：処理が完了したら、経理担当者にチャットツール（例：Slack）で「登録完了」の通知を送ります。同時に、処理内容をGoogleスプレッドシートに記録として残します。
3 実装手順
まず、毎月受け取る請求書の種類、枚数、フォーマットを整理します。そして、現在の処理工程にどれくらいの時間がかかっているかを正確に計測し、どこが一番のボトルネックになっているかを見つけ出します。
自社の請求書フォーマットとの相性が良いAI-OCRツールを選びます。無料トライアルなどを活用し、実際の請求書で読み取り精度をテストすることが重要です。 その後、n8nと会計ソフトのアカウント設定やAPI連携設定を行います。
まずは一部の取引先の請求書のみを対象に、自動化ワークフローを試験的に動かしてみます。AI-OCRが読み取りを間違えやすい項目があれば、設定を調整します。ここで小さな成功体験を積むことが大切です。
試験導入で問題がなければ、対象範囲を全ての請求書に広げて本格運用を開始します。導入前後で作業時間がどれだけ短縮されたか、ミスがどれだけ減ったかなど、具体的な数値を記録して効果を測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないかを探します。例えば、請求書だけでなく、納品書や領収書の処理にもこの仕組みを応用するなど、自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月50時間 → 月10時間） |
| コスト削減 | 年間約120万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者が分析や企画などのコア業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～30万円（設定支援などを含む） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツールのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、みなさんの会社で毎月どれくらいの時間を請求書処理に使っているか、一度計測してみることから始めてみませんか。見えないコストや課題がきっと見つかるはずです。その上で、AI-OCRの無料トライアルを試してみるのがおすすめです。feerは、そんな最初の一歩から、あなたの会社に寄り添って一緒に走ります。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - オープンソースのワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 株式会社ROBOT PAYMENT - 今回事例として紹介させていただいた企業の公式サイトです。
- AI-OCR搭載サービスによる請求書受領業務の自動化 - AI-OCRによる請求書処理のメリットについて詳しく解説されています。
- freee会計 API連携 - freee会計のAPI連携に関する公式情報です。
- AI-OCRで請求書処理を効率化！ - 請求書処理の課題とAI-OCRによる解決策が紹介されています。
- AI-OCR「DX Suite」 - AI-OCRツールのひとつである「DX Suite」の公式サイトです。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む