株式会社システナ様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月50時間の時間短縮を実現
目次
株式会社システナ様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月50時間の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社システナ様（IT業界・従業員5,000名以上）の事例を参考に、同様の課題を持つ企業様の状況を見ていきましょう。[11, 22]
多くの企業様の経理部門では、毎月おびただしい数の請求書が紙やPDFで届きます。担当者の方はその一枚一枚を目で確認し、会計システムへ手作業で入力しています。請求書のフォーマットは取引先ごとに異なり、どこに金額や支払期限が書かれているかを探すだけでも大変な作業です。その結果、入力ミスや確認漏れがどうしても発生し、月末の締め日には残業が当たり前になっていました。この業務は特定の担当者に依存しがちで、その方が休むと業務が滞る「属人化」という大きな問題も抱えていたのです。
💥 課題の影響：ある企業では、請求書処理業務に毎月50時間以上の時間がかかり、ヒューマンエラーによる手戻りも複数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（invoxやSmartReadなど）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化します。[2, 18]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。[15, 26]
- • 会計ソフト（freee会計など）：API連携により、データ化された請求書情報を自動で仕訳・登録します。[6, 27]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、まるでパズルのように各ツールを繋ぎ合わせて自動化の流れを構築できます。[17] 具体的には、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー：メールやチャットで請求書PDFを受信、または特定のクラウドフォルダに保存されたことをきっかけにn8nが起動します。
- データ化：n8nがAI-OCRツール（invoxなど）にPDFを自動で送り、請求元、金額、日付などの情報をテキストデータに変換させます。[18]
- 確認・承認：データ化された内容がチャットツール（Slackなど）に通知され、担当者は内容を確認するだけで済みます。
- 会計処理：担当者の承認後、n8nが会計ソフト（freee会計など）にデータを自動で送信し、支払いや仕訳の登録を完了させます。[29]
- 完了報告：全ての処理が終わったら、関係者に完了したことを自動で報告します。
3 実装手順
まず、どの請求書処理にどれくらい時間がかかっているかを可視化します。処理枚数やパターンを整理することが第一歩です。
自社の請求書フォーマットとの相性を確認するため、いくつかのAI-OCRツールで無料トライアルを試すことをお勧めします。
最初は一部の部署や特定の取引先からスモールスタートします。読み取り精度などを確認し、改善を重ねていきます。
全社展開後は、「作業時間の削減率」や「エラーの発生件数」などの指標（KPI）を定めて、導入効果を定期的に測定します。
請求書処理だけでなく、他の経理業務やバックオフィス業務へ自動化の範囲を広げていくことで、さらなる効率化を目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（月50時間が5時間に）[5] |
| コスト削減 | 年間約120万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務に集中可能に [3] |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツールの利用料による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは自社の請求書処理業務の現状を把握し、どこに一番時間がかかり、どんなミスが多いのかを洗い出すことから始めましょう。小さな一歩ですが、それが大きな業務改善に繋がります。株式会社feerは、その第一歩からお客様と伴走し、最適な解決策を一緒に考えます。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社システナ - 企業の公式サイト
- 株式会社システナ 導入事例 - 企業の導入事例ページ
- n8n公式サイト - 公式サイト
- freee会計 APIドキュメント - 公式ドキュメント
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！ - GMOサイン - 業界ニュース
- AI OCR導入で大きな効果が出た事例を紹介 - SmartRead - 技術ブログ
- 【n8nでなんでも自動化】請求書管理を自動化！ - note - 技術ブログ
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
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