日本化学産業様の受注業務効率化事例｜AI導入で月200時間の工数を大幅削減
目次
日本化学産業様の受注業務効率化事例｜AI導入で月200時間の工数を大幅削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXや手書き帳票による受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の日本化学産業株式会社様（化学製品製造業・従業員約300名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、受注業務の約7割がFAXによる注文で、紙の注文書が毎日大量に届いていました。 担当者の方々は、届いた注文書の内容を目で確認し、販売管理システムへ一件ずつ手作業で入力する必要があったのです。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや確認漏れといった人為的なエラーが発生しやすい状況でした。特に繁忙期には、受注処理だけで残業時間が増加し、担当者の大きな負担となっていました。さらに、業務が特定の担当者に属人化しやすく、その人がいないと業務が滞ってしまうというリスクも抱えていたのです。
💥 課題の影響：ある製造業の事例では、同様の課題によって月に200時間もの作業時間が発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: SmartRead, DX Suite)：FAXや手書きの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：読み取ったデータを次の工程へ自動で連携させる「自動化の要」です。
- • Google Drive：スキャンした注文書ファイルを保管し、自動化の起点となる場所です。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、様々なWebサービスやアプリケーションを視覚的な操作でつなぎ合わせ、一連の作業を自動化できるツールです。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを構築します。まず、FAXで受信した注文書をスキャンし、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。すると、n8nが新しいファイルを検知して自動で動き出します。次に、n8nがそのファイルをAI-OCRツールに送り、記載されている会社名や品番、数量などの情報をテキストデータとして抽出させます。抽出されたデータは、n8nが販売管理システムに入力しやすい形式に整えます。最後に、整形されたデータはシステムへ自動登録され、同時に担当者へSlackやメールで処理完了の通知が届く、という流れを完全に自動化できるのです。
3 実装手順
まず、現在処理している注文書の種類やフォーマット、月間の処理枚数を洗い出し、どの業務にどれだけ時間がかかっているかを正確に把握します。
いくつかのAI-OCRツールで実際の注文書を読み込ませ、認識精度を比較検証します。 最適なツールを選定後、n8nと連携させるための初期設定を行います。
特定の取引先や一部の注文書に限定して試験的に自動化を開始します（PoC：概念実証）。読み取り精度が低い箇所やエラーが発生する箇所を特定し、改善を繰り返します。
試験導入で安定稼働が確認できたら、対象を全取引先に拡大し本格運用を開始します。作業時間やエラー発生率などのKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用後も定期的にプロセスの見直しを行います。新しい種類の帳票に対応させたり、後続の請求書発行業務など、他の業務へ自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約78%削減（月200時間→45時間） |
| コスト削減 | 年間約400万円 |
| 生産性向上 | 約43%改善 |
| エラー率削減 | 約90%減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～150万円 |
| 月額運用費 | 5万円～20万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは貴社で毎日処理しているFAXやメールの注文書が何種類くらいあるか、数えることから始めてみませんか。そして、無料トライアルのあるAI-OCRツールを使って、そのうちの数枚を試しにデータ化してみるのがおすすめです。 小さな一歩かもしれませんが、そこから大きな業務改善が始まります。私たちfeerは、そんなお客様の最初の一歩からゴールまで、しっかりと隣で伴走いたします。
参考資料・関連リンク
- 日本化学産業株式会社 公式サイト - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- AI-OCR「DX Suite」導入事例 - 様々な業界でのAI-OCR導入事例が掲載されています。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 富士フイルムビジネスイノベーション AI OCRソリューション - AI OCRの活用例や仕組みについて詳しく解説されています。
- モノタロウ AI-OCR導入ソリューション - 製造業におけるAI-OCRの活用について紹介されています。
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