株式会社ヤマト様の請求書処理87%効率化事例｜AI導入で月間70時間の業務を削減
目次
株式会社ヤマト様の請求書処理87%効率化事例｜AI導入で月間70時間の業務を削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる請求書処理の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヤマト様（段ボール製造業・従業員290名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFなど様々な形式で請求書が届いていました。経理担当者の方々は、それらの請求書の内容を目で確認し、会計システムへ一件ずつ手で入力する作業に多くの時間を費やしていたのです。特に月末月初の繁忙期には、この単純作業に追われてしまい、本来注力すべき分析業務などに時間を使えない状況でした。また、手入力であるために、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生し、修正作業にさらに時間がかかるという悪循環に陥っていました。
💥 課題の影響：請求書処理業務に毎月約80時間を費やし、コア業務への圧迫とヒューマンエラーによる手戻りが発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（SmartReadなど）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ受け渡しから処理完了までの流れを自動化する要です。
- • 会計ソフト（freee会計など）：データ化された請求書情報を最終的に登録するシステムです。
- • コミュニケーションツール（Slackなど）：処理の進捗や確認依頼を担当者へ自動で通知します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 今回の請求書処理では、以下のような流れを自動で実行するワークフローを構築します。
- メールで受信した請求書PDFや、スキャンして特定のフォルダに保存した請求書画像をn8nが自動で検知します。
- 検知したファイルをAI-OCRツール（SmartRead）に送り、請求日・金額・取引先名などの情報を抽出させます。
- AI-OCRから受け取ったデータをn8nが整形し、確認が必要な場合はSlackなどのチャットツールに通知を飛ばします。
- 担当者が内容を確認して承認すると、n8nが会計ソフト（freee会計）にAPI連携でデータを自動登録します。
- 最後に、処理が完了した請求書ファイルを指定のクラウドストレージに保管して、一連の流れは完了です。
3 実装手順
まず、どのような形式の請求書が、月に何件くらい届くのかを把握します。処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているのかを明確にすることが大切です。
分析結果をもとに、AI-OCRや会計ソフトを選定します。トライアル期間を活用し、自社の請求書フォーマットを問題なく読み取れるかなどを事前に検証しましょう。
特定の取引先や部門に限定して試験的に導入を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を調整（チューニング）していく期間です。
全部門へ展開し、本格的な運用をスタートします。「作業時間の削減率」や「エラーの発生件数」などの指標（KPI）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用していく中で見つかった課題を元に、n8nのワークフローを改善し続けます。請求書処理で得たノウハウを、他の業務（例：注文書処理など）の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約87%削減（月80時間→月10時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 月間70時間を分析などのコア業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツールのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは皆様の会社で、毎月どれくらいの時間を請求書処理に使っているか計測してみることから始めてみませんか。その時間と人件費を計算するだけで、AI導入の費用対効果がはっきりと見えてきます。feerは、そのような現状分析から皆様と共に走り、最適な自動化プランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ヤマト 公式サイト - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- SmartRead 公式サイト - 高精度な読み取りを実現するAI-OCRツールの公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- freee会計 公式サイト - クラウド会計ソフトの公式サイトです。
- n8n活用ブログ - Gmailの請求書PDFを自動整理する具体的なワークフローを紹介している技術ブログです。
- 業務効率化に関するコラム - 請求業務の効率化について解説している記事です。
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